Logistic Process Coordinator

Positie

In deze veelzijdige functie ben je het eerste aanspreekpunt voor onze medewerkers van Customer Service en zorg je voor een soepel verkoopproces voor al onze (internationale) klanten. Dit betekent dat je ervoor zorgt dat het gehele proces; van het aanmaken van nieuwe klanten, het verwerken van orders, het opvolgen van klachten, het oplossen van problemen, tot de facturatie en betalingen, soepel en probleemloos verloopt. Je speelt daarnaast een belangrijke rol in het helpen ontwikkelen en managen van het automatisch verwerken van klant-orders en het verder ontwikkelen van management informatie richting zowel onze internationale agenten als naar de interne organisatie.

Jij zorgt voor het organiseren, aansturen en waar nodig uitvoeren van de dagelijkse Customer Service taken, het afhandelen van bijzondere situaties en klachten en het verder verbeteren van onze dienstverlening. In deze rol heb je een coördinerende functie richting jouw collega’s van de afdeling Customer Service.

 

Wat doe je?

Order 2 Cash proces

Jij draagt in eerste instantie zorg voor het verder verbeteren/optimaliseren van de processen binnen onze organisatie en ons systeem Oracle Netsuite.

• Correct en volledig aanmaken van nieuwe agenten / klanten.
• Trainen van nieuwe klanten in Venson Online.
• Verwerken, valideren en opvolgen van sales orders.
• Signaleren en waar mogelijk oplossen van problemen inzake het O2C proces.
• Verder helpen automatiseren & optimaliseren van het gehele O2C proces.

 

Replenishment & Analyse

Zodra het O2C proces zo vlekkeloos als mogelijk verloopt, kun jij je verder verbreden en zorg dragen voor:

• Het verder ontwikkelen van de CRM module in NetSuite.
• Het helpen aansluiten van het kassasysteem van klanten aan NetSuite.
• De verwerking van doorverkoop cijfers en op basis daarvan initiëren van replenishment orders.
• Adviseren omtrent collecties qua normeringen in zowel diepte als breedte.
• Ontwikkelen van een agenten dashboard en overige management informatie inzake sales ontwikkelingen en data.

Je draagt zorg voor het afhandelen van (bijzondere) klachten, door:

• het in ontvangst nemen en onderzoeken van klachten;
• het doen van voorstellen voor de oplossing van klachten;
• het signaleren van veel gestelde vragen en naar aanleiding daarvan het nemen van preventieve maatregelen;
• het uitzetten en eventueel oplossen van alle niet-reguliere transacties.

Customer Service

• Jij bent het aanspreekpunt voor de medewerkers van de afdeling Customer Service (1.5 FTE):
• Je coördineert de werkzaamheden op de afdeling Customer Service (telefoon/e-mail, orderadministratie, retouren en reparaties, projectcoördinatie & business support),
• Je ondersteunt het team met alle uitvoerende werkzaamheden op de afdeling,
• Je waarborgt de kwaliteit die geleverd wordt door de medewerkers van de afdeling,
• Je draagt zorg voor de correcte uitvoering van de Customer Service taken (telefoon/e-mail, orderadministratie, retouren & reparaties , projectcoördinatie & business support).

 

Overig

• Draagt zorg voor het verder ontwikkelen van de dienstverlening, door:
• het adviseren inzake de bedrijfsvoering, kwaliteit, effectiviteit en efficiency,
• het analyseren van bestaande werkwijzen en doen van verbetervoorstellen,
• het initiëren van maatregelen ter verbetering van de werkprocessen,
• het toezien op de kwaliteit van de geleverde diensten en prestaties,
• opleveren rapportages en zorg dragen voor uitvoeren van controles,

 

Wat kenmerkt jou?

• Opleidingsniveau
• HBO (werk & denkniveau)
• Goede beheersing Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift. Goede beheersing van de Duitse taal is een pré.

 

Werkervaring

• Minimaal 3 jaar ervaring in service gerelateerde logistieke functie binnen een internationale organisatie.
• Ruime ervaring op het gebied van Customer Service & after sales zowel B2B als B2C

 

Persoonlijke kwaliteiten

• Communicatief sterk
• Commercieel
• Enthousiaste daadkrachtige zelfstarter
• Teamspeler
• Analytisch vermogen
• Service en klantgericht
• Flexibele instelling
• Probleemoplossend vermogen
• Projectmanagement vaardigheden

 

Wij bieden jou

• Een aantrekkelijk salaris van tussen € 3.500,- en € 4.000,- afhankelijk van je werkervaring en opleidingsniveau;
• Een jaarcontract met uitzicht op een vast dienstverband;
• 25 vakantiedagen (o.b.v. 40 uur per week);
• Collectieve pensioenregeling
• Reiskostenvergoeding